Finanse są jedną z najważniejszych spraw w każdej działalności, firmie czy przedsiębiorstwie. To one napędzają je do działania, pozwalają się rozwijać, a pracownikom zarabiać. Jednak kontrolowanie ich nie jest łatwym zadaniem, dlatego rachunkowość i księgowość powinna być zawsze prowadzona przez fachowców posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie, dzięki którym możliwe będzie sprawne i bezbłędne zarządzanie finansami. Księgowość to jeden z elementów składowych rachunkowości, który zajmuje się jej rejestrowaniem. W dziale księgowym powstaje wiele ważnych dokumentów, a jednym z nich są listy płac.
Czym jest lista płac?
Lista płac to rodzaj dokumentu księgowego, który powstaje po to, aby potwierdzić fakt naliczenia wynagrodzeń dla wszystkich pracowników firmy zatrudnionym w niej na podstawie umów o pracę. Obejmuje nie tylko samo wynagrodzenie, ale także wszystkie obowiązujące składki, które częściowo pokrywa pracodawca, a częściowo pracownik. Co prawda polskie prawo nie narzuca na przedsiębiorców obowiązku przygotowywania list płac, jednak i tak większość pracodawców decyduje się na ich comiesięczne sporządzanie. Na podstawie tych dokumentów zostają wypłacone należne wynagrodzenia. W niewielkich firmach, w których pracuje mała liczba osób, przedsiębiorcy decydują się najczęściej na wypełnianie raz w miesiącu kart przychodów dla każdego pracownika. Jeżeli firma jest duża i pracuje w niej wielu pracowników, pracodawcy sporządzają zazwyczaj zbiorcze wyliczenia ich pensji.
Czemu służy lista płac?
Oprócz wytycznych dotyczących sumy, jaką ma wypłacić pracodawca każdemu ze swoich pracowników, lista płac jest podstawowym dokumentem ułatwiającym wypełnienie deklaracji podatkowej i wszystkich dokumentów ubezpieczeniowych. Jednym z jej podstawowych zadań jest także poprawne zaksięgowanie płac. Mogą być również podstawą rozchodu kasowego.
Jak poprawnie sporządzić listę płac?
• Częstotliwość
Sporządzanie list płac odbywa się zazwyczaj raz w miesiącu, przed wypłatą wynagrodzeń pracowniczych. Pracodawcy mogą jednak zdecydować się na sporządzanie ich częściej w sytuacji, gdy np. musieli wypłacić pracownikom dodatkowe premie czy wyrównania.
• Dokumenty niezbędne do sporządzenia listy płac
Aby móc prawidłowo sporządzić listę płac, musimy dysponować następującymi dokumentami: umową o pracę, ewidencją czasu pracy, informacją o przyznanych pracownikowi dodatkowych składnikach wynagrodzenia.
• Informacje, które musi zawierać lista płac
Sporządzając listę płac, nie można zapomnieć o kilku informacjach, które muszą się na niej znaleźć. Należą do nich: nazwa pracodawcy, okres rozliczeniowy, który obejmuje lista, dokładną datę wypłaty wynagrodzenia, numer albo nazwę listy płac, podpisy osób, które ją przygotowywały, wszystkie składniki wynagrodzenia (np. naliczenia składek i podatku, wszystkie potrącenia). Jeżeli pracownik, którego dotyczy przygotowywana lista płac, ma wynagrodzenie wypłacane w gotówce, musimy pamiętać, aby na tym dokumencie pojawił się także jego podpis oraz data wypłaty owego wynagrodzenia.
